Zapytanie ofertowe na zorganizowanie kolonii letnich dla dzieci
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zwracamy się z zapytaniem ofertowym na zorganizowanie kolonii letnich dla dzieci.
1. Zamawiający:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie,
ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża
pcprlomza@wp.pl
tel. /86/ 215 69 42, fax. /86/ 215 69 70
2. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie wypoczynku letniego w atrakcyjnej turystycznie miejscowości położonej nad morzem, w ramach jednego turnusu, dla 27 dzieci uczestników projektu pn. „Razem ku samodzielności - Integracja społeczna i zawodowa osób zagrożonych wykluczeniem społecznym” w ramach Poddziałania 7.1.2 Działanie 7.1 Priorytet VII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie uczestnikom wypoczynku:
a) zakwaterowania,
b) wyżywienia,
c) transportu z Łomży do miejsca wypoczynku i z miejsca wypoczynku do Łomży; Wykonawca zapewni, że wszyscy uczestnicy wyjazdu będą przewożeni zgodnie z obowiązującymi w zakresie przewozu osób przepisami prawa (m.in. aktualne badania techniczne pojazdów, którym będą podróżować uczestnicy, aktualna licencja na wykonywanie krajowego transportu przewozu osób– dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy)
d) opieki medycznej, Wykonawca zabezpiecza również podstawowe leki i materiały opatrunkowe.
e) opieki ratownika na plaży,
f) opieki kierownika obozu i opiekunów posiadających odpowiednie uprawnienia, doświadczenie
g) dostępu do sprzętu rekreacyjno - wypoczynkowego,
h) ubezpieczenia uczestników wypoczynku oraz kadry pedagogicznej
i) zorganizowanie dwóch całodziennych wycieczek autokarowych,
j) Zaoferowana cena winna obejmować koszty wszystkich atrakcji turystycznych przewidzianych w szczegółowym planie wyjazdu (m. in. bilety wstępu, dojazd do atrakcji turystycznych)
Ponadto Zamawiający oczekuje od Wykonawcy:
k) opracowania i realizacji programu zajęć socjoterapeutycznych zaproponowanych przez Oferenta
l) dokumentacji fotograficznej z każdego dnia pobytu
m) wypełnienia dostarczonej przez Zamawiającego dokumentacji w postaci karty pobytu uczestnika
n) wyznaczenia osoby do kontaktu (kierownika grupy), sprawującego nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z planem kolonii (odpowiedzialną za prawidłowy przebieg wyjazdu, informowanie uczestników wyjazdu o planowanych zajęciach, kontakty z Zamawiającym.)
3. Termin realizacji:
Rozpoczęcie kolonii nie wcześniej niż 25.07.2011 r.
Zakończenie kolonii nie później niż 29.08.2011 r.
4. Szczegółowe warunki zamówienia:
4.1. Zorganizowanie jednego turnusu kolonijnego 10 – dniowego (9 noclegów) w przedziale czasowym od 25.07.2011 r. do 29.08.2011 r.;
4.2. Liczba osób: 27 osób.
a) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników kolonii maksymalnie o 4 osoby z powodu przypadków losowych,
b) wartością zamówienia będzie iloczyn liczby uczestników kolonii oraz podanej przez Wykonawcę całkowitej ceny jednego skierowania na kolonie brutto.
4.3. Lokalizacja i warunki lokalowe:
a) Przedmiot zamówienia należy zrealizować w ośrodku wypoczynkowym w Polsce, w atrakcyjnej turystycznie miejscowości położonej nad morzem,
b) Obiekt: musi być murowany ( nie mogą być namioty, domki campingowe), posiadający kartę kwalifikacyjną obiektu zatwierdzoną przez właściwego kuratora oświaty. na terenie ogrodzonym, oświetlonym z dostępem do kompleksu rekreacyjno - sportowego na terenie ośrodka posiadającym stołówkę oraz świetlicę.
c) Pokoje max. 2,3,4,5 osobowych (dla każdego uczestnika osobne łóżko), pokoje winny być wyposażone w niezbędny sprzęt
d) Łazienki (znajdujące się w budynku, w którym zakwaterowani będą uczestnicy)
Pokoje i łazienki muszą być estetyczne i czyste.
e) Zamawiający wymaga aby uczestnicy zostali zakwaterowani w budynkach razem z wychowawcą.
W załączeniu do oferty należy dołączyć opis i plan obiektu wraz ze zdjęciami
4.4. Wyżywienie:
a) Turnus obejmuje codzienne wyżywienie (min. 4 pełne posiłki dziennie, w tym co najmniej jeden gorący – dwudaniowy,. Turnus musi rozpoczynać się obiadem, a kończyć śniadaniem, czyli obejmuje 9 obiadów. W dniu wyjazdu oraz zaplanowanych całodniowych wycieczek organizator zobowiązany jest zapewnić prowiant (dostosowany do warunków atmosferycznych i wieku uczestników – w tym co najmniej 0,5 litra niegazowanej wody mineralnej na osobę), ponadto po powrocie z całodniowych wycieczek organizator zobowiązany jest zapewnić ciepły posiłek. Jadłospis powinien spełniać normy żywieniowe właściwe dla wieku uczestników.
4.5. Program zajęć:
Wykonawca powinien zorganizować program zajęć na czas pogody i niepogody.
Program zajęć powinien uwzględniać co najmniej następujące elementy:
a) 2 wycieczki autokarowe z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów
b) organizowanie zajęć i rozgrywek sportowych
c) gry terenowe
d) zajęcia plastyczne
e) organizacja dyskotek i ognisk
f) codzienne spotkania w grupach w celu omówienia problemów, podsumowania dnia, zaplanowania kolejnych dni z uwzględnieniem potrzeb uczestników
g) inne zaplanowane przez wykonawcę zajęcia zgodne z potrzebami uczestników i celami wychowawczymi.
W załączeniu do oferty należy dołączyć propozycję programu.
4.6. Kadra pedagogiczna:
Wykonawca zapewni kierownika na turnus oraz wychowawcę/ów ( w ilości zgodnej z obowiązującymi w tym zakresie wytycznymi). Osoby te powinny posiadać kwalifikacje i umiejętności potwierdzone stosownymi dokumentami.
Kserokopie potwierdzające kwalifikację należy załączyć do oferty.
4.7. Bezpieczeństwo uczestników
a) Ubezpieczenie: na czas pobytu, podróży, wycieczek. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników. Obowiązek posiadania ubezpieczenia od OC. Uczestnicy muszą być ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.
b) Opieka medyczna: całodobowa opieka wychowawców na terenie ośrodka w miejscu pobytu oraz zabezpieczenie podstawowych leków i materiałów opatrunkowych przez Wykonawcę, a w koniecznych przypadkach zapewnienia opieki pielęgniarskiej i lekarskiej polegającej na wezwaniu lekarza do ośrodka lub dowiezienia uczestnika pobytu do przychodni bezpłatnym transportem.
5. Inne istotne warunki zamówienia:
Wykonawca usługi będzie zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych warunków oraz właściwej opieki wychowawczej, zgodnie z wymaganiami zawartymi w:
Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997r. w sprawie warunków jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania ( Dz.U. Nr 12 poz. 67 z dnia 10 lutego 1997r. i Dz. U. Nr 18 poz. 102 z dnia 28 lutego 1997r.); Rozporządzeniu Ministerstwa Edukacji i Sportu z dnia 8 listopada 2001r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki(Dz.U. Nr 135 z 2001r. poz. 1516); Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 maja 1997r. w sprawie określenia warunków bezpieczeństwa osób przebywających w górach, kąpiących się, pływających i uprawiających sporty wodne (Dz.U. z 1997r. nr 57 poz 358) ; Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych (Dz.U. z 2004 Nr 223, poz. 2268, z póz. zm).
6. Kryteria oceny ofert
-
cena,
-
warunki oferowane uczestnikom.
7. Sposób przygotowania oferty
Ofertę sporządzić należy na dołączonym druku „Oferta – kolonie 2011” w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta (wraz z oświadczeniem) winna być podpisana przez osobę upoważnioną.
8. Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę można złożyć:
· mailowo na adres pcprlomza@wp.pl,
· pocztą na adres Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża
· doręczyć osobiście w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie (pokój 209)
· faxem /86/ 215 69 70